Inventura u kafiću ili restoranu često znači sate rada nakon zatvaranja, gomilu papira i naknadno provjeravanje brojki za koje nitko nije siguran jesu li potpuno točne. Međutim, najveći dio stresa ne nastaje zbog same inventure, nego zbog nedovoljno pripremljenog procesa.
Kada unaprijed odredite što se popisuje, podijelite prostor u logične zone i dogovorite jedinstven način mjerenja, inventura se provodi brže i daje pouzdanije rezultate. Umjesto administrativnog tereta, ona može postati koristan alat za kontrolu troškova i pravodobno uočavanje odstupanja.
U nastavku donosimo šest koraka koji mogu olakšati provođenje inventure u kafiću, restoranu, hotelu ili drugom ugostiteljskom objektu.
1. Pripremite i standardizirajte popis artikala
Jedna od najčešćih pogrešaka događa se prije nego što inventura uopće počne: artikli nisu jednoznačno definirani.
Ako se isti proizvod jednom vodi kao „Coca-Cola 0,25”, drugi put kao „Coca Cola staklo”, a treći put samo kao „cola”, vrlo brzo nastaju duplikati i nejasnoće. Poseban problem pojavljuje se kada se podaci nakon inventure trebaju usporediti s teorijskim stanjem iz POS sustava.
Svaki artikl trebao bi imati jasno određen:
- naziv
- šifru artikla
- kategoriju
- jedinicu mjere
- volumen ili težinu pakiranja
- lokaciju na kojoj se nalazi
- način mjerenja ako se ne može jednostavno prebrojiti
Iste nazive, šifre i jedinice mjere potrebno je dosljedno koristiti u svakoj inventuri. Što je baza artikala urednija, to će rezultati biti jednostavniji za provjeru i usporedbu.
2. Podijelite objekt na jasno definirane zone
Zalihe u ugostiteljskom objektu najčešće nisu smještene na jednom mjestu. Dio robe nalazi se na šanku, dio u skladištu ili kuhinji, a pojedini artikli mogu biti raspoređeni u više hladnjaka, pomoćnih prostorija i priručnih skladišta.
Ako se inventura provodi bez jasnog redoslijeda, lako se može dogoditi da se isti artikl prebroji dvaput ili da se određena lokacija potpuno preskoči.
Objekt zato podijelite na logične zone, primjerice:
- šank
- glavno skladište
- pomoćno skladište
- kuhinju
- hladnjake i zamrzivače
- police s otvorenim bocama
- prostor s povratnom ambalažom
Za svaku zonu odredite odgovornu osobu i jasan redoslijed popisivanja. Ako u inventuri sudjeluje više zaposlenika, unaprijed definirajte gdje odgovornost jedne osobe završava, a druge počinje.
Nakon završetka pojedine zone potrebno ju je označiti kao obrađenu. Time se smanjuje mogućnost dvostrukog brojanja i lakše se provjerava je li obuhvaćen cijeli objekt.
3. Definirajte jednaka pravila mjerenja za cijeli tim
Zatvorene boce, kutije i komadni artikli uglavnom se mogu jednostavno prebrojiti. Veći izazov predstavljaju otvorene boce, djelomično potrošena pakiranja, rinfuzni artikli i namirnice koje se ne mogu evidentirati po komadu.
Ako jedna osoba otvorenu bocu procjenjuje „od oka”, druga količinu zaokružuje na pola, a treća upisuje približan broj mililitara, dobiveni podaci nisu međusobno usporedivi.
Prije početka inventure potrebno je dogovoriti:
- kako se mjere otvorene boce
- kako se evidentiraju djelomično potrošena pakiranja
- u kojim se mjernim jedinicama unose količine
- kako se postupa s oštećenim ili neupotrebljivim artiklima
- kako se evidentiraju otpis, lom i prolijevanje
- tko provjerava nejasne stavke
Otvorena žestoka pića posebno su osjetljiva jer i mala razlika u procjeni, ponovljena na većem broju boca, može stvoriti značajno ukupno odstupanje. Precizno vaganje omogućuje da se preostala količina utvrđuje prema istoj metodologiji, neovisno o tome tko provodi inventuru.
Kod digitalnih sustava povezana vaga i unaprijed uneseni podaci o artiklu omogućuju automatski izračun preostale količine. Time se vizualna procjena zamjenjuje ponovljivim i preciznijim načinom mjerenja.
4. Odaberite pravi trenutak i jasno odredite presjek stanja
Inventuru je najbolje provoditi kada je promet zaustavljen ili sveden na minimum. Ako se artikli tijekom brojanja nastavljaju prodavati, trošiti ili premještati, zabilježeno stanje može prestati odgovarati stvarnom stanju prije nego što je inventura završena.
Ako inventuru nije moguće provesti nakon zatvaranja, potrebno je jasno odrediti trenutak presjeka. Sve prodaje, otpisi i premještanja robe koji nastanu nakon tog trenutka moraju se zasebno evidentirati i uzeti u obzir pri konačnoj provjeri.
Prije početka inventure također je korisno:
- evidentirati sve zaprimljene dostave
- zabilježiti otpis i lom
- završiti premještanje robe između lokacija
- organizirati artikle tako da su dostupni za brojanje ili vaganje
- provjeriti koriste li svi članovi tima istu inventurnu listu
Dobra priprema prije početka često štedi više vremena nego naknadno traženje i ispravljanje pogrešaka.
5. Podatke evidentirajte jednom i razlike provjerite odmah
Kod klasične inventure količine se često najprije zapisuju na papir, a zatim prepisuju u Excel ili drugi program. Svaki dodatni prijenos podataka povećava mogućnost pogrešnog unosa, preskakanja artikla ili zamjene mjernih jedinica.
Kada se stanje evidentira izravno u digitalnom sustavu, uklanja se potreba za naknadnim prepisivanjem, a izvještaj je dostupan odmah nakon završetka inventure.
Ako se sustav za inventuru može povezati s postojećim POS sustavom, stvarno izmjerene količine mogu se usporediti s teorijskim stanjem prema evidentiranoj prodaji i normativima. Takva usporedba ne mora automatski otkriti zbog čega je razlika nastala, ali pomaže izdvojiti artikle i kategorije koje treba dodatno provjeriti.
Odmah nakon inventure pregledajte:
- artikle s najvećim razlikama
- artikle kod kojih se odstupanja često ponavljaju
- kategorije s neuobičajeno velikim ukupnim manjkom
- stavke koje su možda evidentirane pod pogrešnim nazivom
- artikle koje je potrebno ponovno prebrojiti ili izvagati
- moguće neevidentirane otpise i premještanja robe
Što se odstupanja prije provjere, veća je vjerojatnost da će tim moći rekonstruirati što se dogodilo.
6. Rezultate koristite za poboljšanje procesa
Inventura ne završava izradom izvještaja. Njezina stvarna vrijednost nalazi se u tome što omogućuje usporedbu podataka kroz različita razdoblja.
Jedna inventurna razlika može biti slučajna pogreška. Ako se ista razlika ponavlja na istom artiklu, lokaciji ili kategoriji, vjerojatno postoji problem koji treba detaljnije provjeriti.
Rezultati inventure mogu pomoći pri razmatranju sljedećih pitanja:
- pojavljuju li se odstupanja stalno na istim artiklima
- odgovaraju li postavljeni normativi stvarnom načinu posluživanja
- evidentiraju li se otpis, lom i interna potrošnja dosljedno
- premješta li se roba između lokacija bez odgovarajuće evidencije
- naručuje li se određena roba prečesto ili u prevelikim količinama
- treba li određene kategorije kontrolirati češće
Cilj nije samo zabilježiti da postoji razlika, nego postupno uspostaviti proces u kojem su podaci iz različitih inventura usporedivi i dovoljno pouzdani za donošenje odluka.
Ako inventura redovito traje predugo, rezultati nisu usporedivi ili cijeli proces ovisi o jednoj osobi, problem možda nije u pojedinačnoj inventuri, nego u načinu na koji je sustav postavljen. Više o tome pročitajte u članku „5 znakova da vam postojeći način provođenja inventure više odmaže nego pomaže”.
Financijske posljedice ponavljajućih razlika, otpisa i ručnog rada detaljnije smo objasnili u članku „Koliko vas zapravo košta loša evidencija zaliha?”.
Zaključak
Inventura u kafiću ili restoranu ne mora značiti sate neorganiziranog brojanja i naknadnog prepisivanja podataka. Standardizirana baza artikala, jasno podijeljene zone, jednaka pravila mjerenja i pravodobna provjera razlika mogu znatno pojednostaviti cijeli proces.
Što je inventuru lakše i brže provesti, to je jednostavnije organizirati i dodatne kontrole najvažnijih kategorija robe. Time se odstupanja mogu uočiti ranije, a dobiveni podaci postaju korisnija osnova za kontrolu poslovanja.
Massec povezuje mobilnu aplikaciju, pametnu vagu i skener kako bi ugostiteljskim objektima omogućio bržu i precizniju digitalnu inventuru bez ručnog prepisivanja. Ovisno o odabranoj licenci i kompatibilnosti blagajničkog sustava, moguće je i povezivanje s POS sustavom radi usporedbe stvarnog i teorijskog stanja.
Želite vidjeti kako ovih šest koraka izgleda u digitaliziranom procesu? Upoznajte način rada Masseca ili dogovorite besplatnu prezentaciju.
