Većina ugostiteljskih objekata ima postavljen neki oblik praćenja stanja robe – bilo da je riječ o Excel tablicama, papirnatim obrascima, POS izvještajima ili internim aplikacijama. Međutim, samo postojanje sustava ne jamči da on stvarno radi za vas.
Ako inventura i dalje uzrokuje stres, iste brojke stalno provjeravate, a nakon završetka nemate dovoljno pouzdane podatke za donošenje odluka, vaš postojeći način rada ne ispunjava svoju svrhu. Dobar sustav mora rasteretiti poslovanje, smanjiti prostor za pogreške i ubrzati donošenje odluka.
Evo 5 jasnih znakova da je vrijeme za korjenitu promjenu vašeg modela praćenja zaliha.
1. Inventura traje predugo i uzrokuje operativnu blokadu
Inventura je zahtjevan zadatak, ali ne bi trebala značiti sate noćnog rada, kolektivnu frustraciju tima i prekid normalnog ritma poslovanja.
Ako proces zahtijeva da više ljudi ostaje satima nakon zatvaranja, ručno zapisuje stanje na papir, a potom to prepisuje u računalo, postojeći je sustav neučinkovit. Osim što povećava trošak rada, dugotrajan proces s velikim brojem ručnih koraka izravno povećava mogućnost pogreške pri unosu i prepisivanju podataka. Loš sustav stvara administrativni teret umjesto da ga uklanja.
2. Rezultati inventure nisu dosljedni ni usporedivi
Određena odstupanja u ugostiteljstvu su normalna, posebno kod otvorenih boca ili svježih namirnica. No, ako svaka inventura donosi potpuno neočekivane brojke i nerazjašnjene manjkove koji se ne mogu logički pratiti, sustav ne pruža pouzdane podatke.
To je najčešće posljedica neusklađenosti: artikli se ne mjere dosljedno, otpisi se unose retrogradno, a roba se kreće između skladišta i šanka bez trenutačne evidencije. Sustav koji tek na kraju mjeseca pokaže ukupan manjak, bez mogućnosti provođenja brzih kontrolnih inventura i usporedbe podataka, otežava pravodobno uočavanje odstupanja. Što je razdoblje između dviju kontrola duže, to je teže utvrditi kada je i zbog čega razlika nastala.
3. Cijeli proces ovisi isključivo o jednoj osobi
U mnogim objektima postoji jedna osoba koja zna tablicu, zna gdje se što upisuje ili zna kako se radi inventura. Na prvi pogled, to može izgledati praktično. Ta osoba je brza, snalazi se i zna proces. No za poslovanje je to rizik.
Ako samo jedna osoba zna kako sustav funkcionira, što se događa kada je na godišnjem odmoru, bolovanju ili ode iz firme? Tada proces staje, podaci postaju nejasni, a ostatak tima mora improvizirati.
Dobar sustav ne bi trebao ovisiti o jednoj osobi. Trebao bi biti dovoljno jasan i standardiziran da ga može koristiti više članova tima, uz minimalno objašnjavanja i bez straha da će se nešto pokvariti.
4. Teorijsko stanje iz POS sustava ne možete brzo provjeriti
POS sustav pokazuje koliko bi robe trebalo biti na stanju prema evidentiranoj prodaji i postavljenim normativima. Međutim, teorijsko stanje nije uvijek jednako stvarnoj količini robe u skladištu, hladnjaku ili otvorenoj boci.
Razlike mogu nastati zbog neevidentiranih otpisa, pogrešnog točenja, nepravilno postavljenih normativa, pogrešaka pri unosu ili drugih operativnih odstupanja. Ako fizičku inventuru provodite samo jednom mjesečno, problem često otkrivate tek kada je razlika već postala značajna.
Zato dobar sustav treba omogućiti brzo i precizno mjerenje preostalih količina te jednostavnije provođenje kontrolnih inventura. Tako u odabranim intervalima možete usporediti stvarno stanje s teorijskim stanjem iz POS sustava, ranije uočiti odstupanja i suziti razdoblje u kojem su nastala.
5. Imate podatke na papiru, ali im ne vjerujete
Ovo je možda najvažniji i najsuptilniji znak. Imate ispisane izvještaje i popunjene tablice, ali vaša prva instinktivna reakcija na njih je sumnja. Zbog tog nepovjerenja kreće ponovno brojanje, naknadno usklađivanje i traženje mogućih pogrešaka u sustavu ili unosu podataka.
U tom trenutku, vaš sustav za praćenje zaliha prestaje štedjeti vrijeme i postaje generator dodatnog, nepotrebnog posla. Poanta evidencije nije puko popunjavanje forme, već dobivanje podataka u koje se možete pouzdati prilikom donošenja poslovnih odluka.
Što bi dobar sustav za inventuru trebao omogućiti?
Neovisno o alatu koji koristite, cilj je uspostaviti jedinstven i pouzdan način rada za cijeli tim. Ako svaki zaposlenik inventuru provodi na svoj način, dobiveni podaci teško mogu biti usporedivi i pouzdani.
Dobar sustav trebao bi omogućiti:
- brzo i precizno evidentiranje stvarnih količina
- mjerenje preostalih količina, uključujući otvorene boce
- manje ručnog unosa i prepisivanja podataka
- standardiziran proces za sve zaposlenike i lokacije
- izvještaj dostupan odmah nakon završetka inventure
- usporedbu stvarnog i teorijskog stanja iz POS sustava
- ranije prepoznavanje odstupanja po artiklima i lokacijama
- centraliziran pregled provedenih inventura
Zaključak
Sustav za inventuru ne bi trebao služiti samo arhiviranju podataka. Njegova je uloga pojednostaviti kontrolu zaliha, smanjiti količinu ručnog rada i osigurati pouzdane podatke za donošenje poslovnih odluka.
Ako inventura traje satima, rezultati nisu usporedivi, a odstupanja otkrivate tek na kraju mjeseca, vrijeme je za učinkovitiji način rada.
Massec povezuje mobilnu aplikaciju, pametnu vagu i skener kako bi ugostiteljskim objektima omogućio bržu i precizniju digitalnu inventuru. Ovisno o odabranoj licenci i kompatibilnosti blagajničkog sustava, Massec se može povezati s postojećim POS sustavom radi usporedbe stvarno izmjerenog i teorijskog stanja.
